企業倫理相談窓口（グリーバンスメカニズム）
企業倫理相談窓口は、当社の業務を遂行する上で生じる、法令違反などの不正行為やハラスメントその他の人権に関わる幅広い問題にについて、従業員やお取引先をはじめとする会社に関係する皆さまからのご相談や通報を受け付ける窓口です。
グリーバンスメカニズムは、企業活動の中で人権侵害が起こったり、人権侵害の可能性がある場合に、その人権侵害について影響を受けた人々やその関係者が、異議申し立てを行い、救済ルートを確保するためのプロセスをいいます。国連の「ビジネスと人権に関する指導原則（UNGPs）」でも重視されているものの一つです。
グリーバンスメカニズムの和訳として「苦情処理」があてられることもありますが、人権等の権利侵害に対する異議申し立てのことです。当社ではこのような異議申し立てについては、できるだけ早い時期、問題が小さいうちに、お知らせいただくことで問題の解決を図りたいと考えています。
相談・通報の流れについて
1.相談・通報
相談は、窓口のメールアドレスsoudan@researchworks.co.jp、または電話03-6833-4641（内線2）通じ受け付けています。相談・通報とも、匿名でも行うことができます。情報については担当者のみで共有させていただきます。
また正式な通報に至る前に、窓口に対し、相談を行うことができます。窓口では担当者が当該相談に対し回答や助言を行うようにいたします。
相談・通報者、当社に対し正式に通報への対応を希望する場合は、通報フォームに記入した書面を電子メール等で送付する方法により、窓口に対し通報を行ってください。
相談・通報受付フォーム（ひな形）
相談・通報される場合は、こちらの相談・通報受付フォームに可能な範囲でご記入いただき、窓口担当宛て電子メール：soudan@researchworks. co.jpへ添付の上お送りください。ご記入いただいた個人情報や相談内容は、本人の同意がある場合や調査に必要な場合を除き、厳重に秘匿されます。匿名での提出も可能です。
2.通報の受付
窓口は、通報を受け付けた場合は速やかに通報者に対し通報の受付を通知します。その際に、その後の手続の流れに関して可能な範囲で説明させていただきます。その際、通報を理由に不利益な取扱いを受けた際には窓口に直ちに連絡するように伝達させていただきます。
窓口は、通報内容に不備や不明点があった場合にも、通報者に確認を求めるなどして補正を行い、可能な限り通報を受け付けることに努めます。
3.通報の初期審査
通報を受けた場合、窓口は速やかに通報の初期審査を行います。具体的には通報が社内規定の通報内容及び通報者の対象範囲に該当するか否かを判断します。初期審査の結果は、通報者に速やかに通知させていただきます。
通報が対象範囲に該当すると判断した場合には、その後の流れ（調査の実施など）に関して説明いたします。一方、通報が対象範囲に該当しないと判断した場合には、その結果と理由を説明をいたします。
通報の初期審査にあたり、通報の法令違反等の不正行為又は人権侵害の程度についても評価します。特に法令違反等の不正行為又は人権侵害の深刻度が高い可能性があると評価した通報に関しては、より慎重な相談・通報対応手続を実施いたします。併せて通報の初期審査では公益通報及びハラスメントに関する通報に該当するかも判断します。該当すると評価した通報に関しては、社内規程に定める特別の保護措置等を講じます。
通報の初期審査にあたって、必要に応じて、弁護士等の外部専門家に助言を求めます。
4.事実関係の調査
初期審査の結果、通報が対象範囲に該当すると判断した場合には守秘義務等に留意しながら、通報者その他の関係者に対する聞き取り調査の実施や客観的資料の収集・分析などの事実関係の調査を実施します。
ハラスメントその他人権侵害に関する通報に関する事実調査の実施に当たっては、被害者その他の関係者のケアと、対話による解決に努めます。またサプライヤー・下請先などの取引先における人権その他の問題に関する通報に関する事実調査の実施に当たっては、取引先に対して、調査の実施及び情報の提供を要請します。
初期審査の結果、特に法令違反等の不正行為の重大性又は人権侵害の深刻度が高い可能性があると評価した通報に関しては、経営陣に報告の上で、弁護士等の外部専門家にも相談しながら、特に慎重に事実関係の調査を行います。
5.措置の決定
事実調査の結果、法令違反等の不正行為又はハラスメントその他の人権侵害の事実が認められた場合、その内容に応じ、原因の解明、再発の防止、関係者の処分などの適切な是正措置を実施します。ハラスメントその他の人権侵害の事実が認められた場合は、被害者との対話の上で、適切な救済・回復措置を実施いたします。
また事実調査の結果、法令違反等の不正行為又はハラスメントその他の人権侵害の事実が明確には認められない場合であっても、潜在的なリスクが認められる場合には、その内容に応じ、職場環境の改善等の予防措置を検討します。
6.通報者に対する報告・確認
通報対応手続の進捗状況に関して、通報者に対し、可能な範囲で適切に報告を行います。また調査を終了し、措置を決定し次第速やかに、通報者に対し、その結果及び内容を報告します。
前項の報告にあたって、通報者が通報対応手続を通じて、不利益な取扱いを受けていないか否か確認し、万が一、不利益な取扱いを把握した場合には、適切な救済・回復の措置をとります。