企業向けアンケートで悩ましい問題の一つが「宛名」の問題です。取引先などで担当者がわかっている場合は問題ありませんが、そうではない場合にどうするかという問題です。
不適切な宛名で生じる主な問題
一般に宛名が明確でない場合「○○ご担当者様」という宛名で中堅企業以上の企業を対象とした場合には、次のような問題が生じることがあります。
- 郵便等は通常総務部等が仕訳をします。誰がアンケートの担当者かが判断できないと回答に適さない先に転送されてしまいます。その結果、回収率が低下したり、適切な回答が得られない可能性があります
- 適切な転送先がわかっても事業所が異なる場合には、転送率が下がります。例えば、工場が答えるべき内容のものを本社に送ってしまう場合などがあります
- 督促を行う場合も転送先が記録されていないと、効果が低くなります
中小の事業所が対象の場合「代表者様」などとすることがありますが、この場合は「○○御中」とあまり変わらず効果がありません。
望ましいのは事前に確認すること
このように宛名がわからない場合、望ましいのは電話をかけて調査意図と内容を伝え、適切な送付先を伺うことです。担当部署のみではなく担当者名をお聞きできれば最善ですが、事業所名だけでも確認できれば本社等に送るより効果的です。もちろん調査票の送付を拒否されることもありますが、調査票を拝見いただいた上でご回答いただくようお願いすることが一般的です。
このように1件、1件宛先を確認する作業はとても大変ですが、もともと調査対象数が限られている場合などは、このような作業をすることは必須となります。
確認できない場合の宛先
対象者の件数があまりに多いなどはすべての宛先が確認できない場合もあります。その場合は「社名＋御中」でお送りするよりは「○○ご担当者様」などの方が良いと言えます。また「代表者様」なども御中とあまり変わりません。
効果的な役職の例では、一般的ではなく明らかに担当者を特定できるものです。例えば会計に関するアンケート調査で、監査役を対象として調査を行ったことがありますが、この場合は「代表者様」や「経理担当者様」などよりも回収率が高くなっていました。
まとめ
企業（法人）向けアンケートの場合は担当者を特定するのが難しいのが課題となります。対象数が限られている場合は、事前の確認が望ましいといえます。予算や期間の関係ですべての確認が難しい場合は、一定規模以上の企業のみでも調査することが望ましいと言えます。
事前に調べることが難しい場合は、できるだけ適切な役職名、担当者名で送ることになります。